Her depoda sayım yapılır; ama gümrüklü antrepoda sayım, kayıtla fiilî durumun birbirini tutması gereken hukuki bir zorunluluktur. Antrepodaki eşya vergisi ödenmemiş eşyadır ve kayıtları idareye karşı sorumluluk doğurur.
Bu yazıda sayım türlerini, fire ile kaybın nasıl ayrıldığını ve farkların nasıl önlendiğini anlatıyoruz.
Sayım türleri
| Dönemsel sayım | Belirli aralıklarla tüm stokun sayılması |
|---|---|
| Çevrim sayımı | Her gün küçük bir bölümün sayılması, yıl içine yayılır |
| Nokta sayımı | Tek bir kalem ya da rafın anlık doğrulanması |
| Giriş-çıkış sayımı | Sevkiyat anında miktar ve parti doğrulaması |
Fire ile kayıp aynı şey değildir
Fire, eşyanın niteliğinden kaynaklanan ve beklenen bir azalmadır: nem kaybı, kırpıntı, tozuma gibi. Kayıp ise beklenmeyen eksilmedir; yanlış çıkış, hasar, karışma ya da kayıt hatası bunun tipik sebepleridir.
Ayrımı yapabilmek için eşya bazında beklenen fire davranışının önceden bilinmesi gerekir. Çelikte fire çoğunlukla ölçüsel toleranstan ve kesim artığından doğar; rulo sacta nemle birlikte yüzey kaybı gündeme gelebilir.
Farkın kaynağı çoğu zaman sayımda değil
- Girişte tartım yerine irsaliyedeki teorik ağırlığın kaydedilmesi
- Aynı kalemin iki farklı ölçü biriminde (adet/kilogram) kaydedilmesi
- Kısmi çekişte çıkan miktarın gün sonunda toplu girilmesi
- Parti/lot numarasının raf etiketiyle eşleşmemesi
- Hasarlı ürünün stoktan düşülmeden ayrı alana alınması
Tutanak ve kayıt düzeni
Sayım sonucu tutanağa bağlanır; farklı kalemler tek tek, miktarı, birimi ve gerekçesiyle yazılır. Tutanağın sayımı yapan ve doğrulayan kişilerce imzalanması, sonradan yapılacak incelemede tek dayanaktır.
Antrepo kayıtlarının gümrük beyanlarıyla uyumu ayrıca kontrol edilmelidir: beyanname miktarı, giriş kaydı ve raf stoku aynı sayıyı göstermelidir.
Farkı önlemenin pratik yolları
Girişte tartım, çıkışta ikinci kontrol ve her hareketin anında kaydı, farkların büyük bölümünü baştan keser. Çevrim sayımı ise yıl sonunda ortaya çıkacak büyük sürprizleri küçük parçalara böler.
Stok doğruluğu konusunu ayrı bir yazıda ele aldık; sayım düzeni orada anlatılan adres ve etiket disipliniyle birlikte çalışır.
