الجرد يجري في كل مستودع، لكنّ تطابق القيود مع الواقع في المستودع الجمركي التزام قانوني. فالبضاعة في المستودع الجمركي بضاعة لم تُسدَّد رسومها، وقيودها تُنشئ مسؤولية تجاه الإدارة الجمركية.
نعرض في هذا المقال أنواع الجرد، والفصل بين الهدر والفقد، وكيفية منع الفروق.
أنواع الجرد
| الجرد الدوري | جرد المخزون كاملًا على فترات محدّدة |
|---|---|
| الجرد الدائري | جرد جزء صغير يوميًا موزَّع على السنة |
| الجرد النقطي | التحقّق الفوري من صنف واحد أو رفّ واحد |
| جرد الحركة | التحقّق من الكمية والدفعة لحظة الشحن |
الهدر ليس الفقد
الهدر نقص متوقَّع ينشأ من طبيعة البضاعة: فقدان الرطوبة، والقصاصات، والتطاير. أما الفقد فنقص غير متوقَّع، وأسبابه المعتادة الشحن الخاطئ والتلف والاختلاط وخطأ القيد.
وللتمييز بينهما ينبغي معرفة السلوك المتوقَّع للبضاعة مسبقًا. ففي الحديد ينشأ الهدر غالبًا من تسامح الأبعاد وفضلات القص، وفي اللفائف قد تؤدي الرطوبة إلى فقد سطحي.
السبب غالبًا ليس في الجرد نفسه
- قيد الوزن النظري من بيان التسليم بدل الوزن الفعلي عند الاستلام
- قيد الصنف نفسه بوحدتين مختلفتين (عدد وكيلوغرام)
- إدخال السحوبات الجزئية دفعة واحدة في نهاية اليوم
- عدم تطابق رقم الدفعة مع بطاقة الرفّ
- نقل البضاعة التالفة إلى منطقة منفصلة دون خصمها من المخزون
المحضر ونظام القيد
تُثبَّت نتيجة الجرد في محضر؛ وتُذكَر كل فروق على حدة بكميتها ووحدتها وسببها. وتوقيع من قام بالجرد ومن دقّقه هو السند الوحيد في أي فحص لاحق.
كما تُطابَق قيود المستودع مع البيانات الجمركية: الكمية المبيَّنة وقيد الدخول ومخزون الرفّ ينبغي أن تُظهر الرقم نفسه.
طرق عملية لمنع الفروق
الوزن عند الدخول، والمراجعة الثانية عند الخروج، وقيد كل حركة فور وقوعها، تقطع الجزء الأكبر من الفروق من منبعها. والجرد الدائري يقسّم مفاجأة نهاية السنة إلى أجزاء صغيرة.
وقد تناولنا دقّة المخزون في مقال مستقل؛ ونظام الجرد يعمل مع انضباط العناوين والبطاقات الموصوف هناك.
