دقة المخزون هي أن تكون الكمية الظاهرة في الجرد مطابقة تماماً للكمية المقيَّدة. وهذا هو المقابل القابل للقياس للجودة في المستودع؛ ويجب أن يكون الفرق صفراً.
ولا تتحقق الدقة بإجراء واحد بل بأربع عادات: قيد دخول صحيح، وتقييد كل حركة، وجرد منتظم، ومطابقة شفافة.
قيد الدخول الصحيح
كل شيء يتحدّد عند الدخول. تُوزن البضاعة وتُعدّ وتُصوَّر حالة التغليف؛ وإن وُجد فرق بين كمية المستند والكمية الفعلية وُثِّق بمحضر قبل الإقرار.
والفرق الذي يُتجاوَز عند الدخول يظهر أمامك في كل جرد لاحق ويصير مع الوقت مجهول المصدر.
تقييد كل حركة
كل تغيّر ناتج عن الدخول أو الخروج أو السحب الجزئي أو أخذ العينات أو المناولة يجب أن يُقيَّد في دفتر الدخول والخروج.
وعادة «سنكتبها لاحقاً» هي السبب الأشيع لفرق المخزون.
انضباط الجرد
- يُجرى الجرد بانتظام ويُوثَّق بمحضر
- يمكن إجراء جرد بيني عند الطلب
- تُشارَك نتيجة الجرد مع صاحب البضاعة
- إن ظهر فرق بُحث عن مصدره ولم يُغلق ويُتجاوَز
الشفافية: المتابعة عبر الإنترنت والمطابقة
تمكُّن صاحب البضاعة من رؤية مخزونه في أي وقت يتيح ملاحظة الفرق قبل أن يكبر.
ومشاركة مطابقة الرصيد كتابةً في السحوبات الجزئية سند لك ولوكيلك الجمركي معاً.