المستودع الجمركي تحت إشراف إدارة الجمارك: فالدخول والخروج مرتبطان بإذن، ويمكن ختم المساحة. والختم هو المقابل المادي لهذا الإشراف.
وهذا النظام ليس قيداً على صاحب البضاعة بل ضماناً له؛ فهو يوثّق أن المساحة لم تُفتح دون إذن الإدارة.
ما فائدة الختم
يبيّن الختم أن المساحة المغلقة أو وسيلة النقل لم تُفتح دون إذن. والختم المكسور أو غير المطابق هو أول ما يفتح التحقيق.
وفي شحنات الحاويات يُكتب رقم الختم في مستند النقل؛ ويُتحقَّق عند التسليم من مطابقة الرقم للمستند.
ما الذي يُنظر إليه في الرقابة
- هل يتطابق دفتر الدخول والخروج مع المخزون الفعلي
- هل البيانات والمحاضر كاملة
- هل يعمل نظام الختم وأمن المساحة
- هل جرت عمليات المناولة في نطاق الإذن
- هل جرت متابعة قواعد المدة
لماذا انضباط القيد بهذه الأهمية
جوهر الرقابة هو القيد. فيجب أن يكون الفرق بين الكمية الظاهرة في الجرد والكمية المقيَّدة صفراً؛ وكل فرق يجب تفسيره.
ولذلك فالقيد في المستودع الجيد ليس شيئاً يُجهَّز عند وصول الرقابة، بل شيء يُمسَك كل يوم.
ماذا ينبغي أن تفعل بصفتك صاحب البضاعة
اطلب تقارير مخزونك بانتظام وقارنها بسجلاتك. وإن وُجد فرق فاسأل عنه قبل أن يكبر.
واحصل على مطابقة الرصيد كتابةً في السحوبات الجزئية؛ فهذه الوثيقة سند لك ولوكيلك معاً.