Bestandsgenauigkeit bedeutet, dass die bei der Bestandsaufnahme ermittelte Menge und die Buchmenge exakt übereinstimmen. Das ist die messbare Entsprechung von Qualität im Zolllager; die Abweichung muss null sein.
Genauigkeit entsteht nicht durch einen einzelnen Vorgang, sondern durch vier Gewohnheiten: richtige Eingangserfassung, Buchung jeder Bewegung, regelmäßige Bestandsaufnahme und transparenter Abgleich.
Die richtige Eingangserfassung
Alles entscheidet sich bei der Einlagerung. Die Ware wird gewogen und gezählt, der Verpackungszustand wird fotografiert; besteht eine Abweichung zwischen der Menge in den Unterlagen und der tatsächlichen Menge, wird sie VOR der Anmeldung protokolliert.
Eine bei der Einlagerung übergangene Abweichung tritt bei jeder folgenden Bestandsaufnahme wieder auf, und mit der Zeit lässt sich ihre Ursache nicht mehr ermitteln.
Die Buchung jeder Bewegung
Jede Veränderung durch Einlagerung, Auslagerung, Teilentnahme, Probenahme und Behandlung muss in das Ein- und Ausgangsbuch eingetragen werden.
Die Gewohnheit „das tragen wir später ein“ ist die häufigste Ursache von Bestandsabweichungen.
Disziplin bei der Bestandsaufnahme
- Es wird regelmäßig Bestand aufgenommen und protokolliert
- Auf Wunsch kann eine Zwischenaufnahme erfolgen
- Das Ergebnis wird dem Warenbesitzer mitgeteilt
- Tritt eine Abweichung auf, wird ihre Ursache untersucht, nicht stillschweigend ausgeglichen
Transparenz: Online-Verfolgung und Abgleich
Dass der Warenbesitzer seinen Bestand jederzeit einsehen kann, sorgt dafür, dass eine Abweichung bemerkt wird, bevor sie wächst.
Den Bestandsabgleich bei Teilentnahmen schriftlich zu übermitteln, ist die Grundlage sowohl für Sie als auch für Ihren Zollagenten.